Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

Jeżeli tylko lubisz pogadać o zagadnieniach filmowych, to tu jest dobre miejsce
Myopic
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

10.03.2020, 21:58

Ze swoimi klientami zamieram umowy o dzieło w postaci papierowej na filmowanie uroczystości ślubnych. Jak długo muszę przechowywać takie dokumenty?
Wszystkie te umowy posiadam zeskanowane na komputer, ale chodzi mi o to, jak długo muszę trzymać oryginały papierowe podpisane przez obie strony.
Ciężko znaleźć jednoznaczne informacje na ten temat w Internecie...
WWW.artekfilm.pl
Sony HDR-AX2000 | DJI Mavic Mini | Pinnacle Studio
Luminaris
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

10.03.2020, 23:51

Umowę o dzieło można zawrzeć nawet ustnie, więc nie trzeba jej w ogóle przechowywać :)
Myopic
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 10:45

Dzięki Degenerado.
Z tego artykułu wynika, że moment zakończenia sprawy dla umów liczy się od momentu ich wygaśnięcia, czyli jak rozumiem, wydania dzieła w postaci filmu ślubnego. Ale ile lat od tego momentu trzeba umowy przechowywać?
WWW.artekfilm.pl
Sony HDR-AX2000 | DJI Mavic Mini | Pinnacle Studio
Degenerado

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 11:02

pozmieniało się prawo, kategoria BE10 i minimum 10 lat, jeśli ekspertyza nie wskaże więcej
Myopic
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 11:27

Skąd to wiesz? Jakieś źródło?
WWW.artekfilm.pl
Sony HDR-AX2000 | DJI Mavic Mini | Pinnacle Studio
Degenerado

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 11:32

żona jest archiwistą zawodowym po przeszkoleniu i pracy w archiwum państwowym
Myopic
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 12:04

Aha. To dzięki. :)
WWW.artekfilm.pl
Sony HDR-AX2000 | DJI Mavic Mini | Pinnacle Studio
alias
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 12:19

sprawa nie jest taka prosta
normalnie na mocy ustaw: karno-skarbowej i o podatku VAT przechowujesz tak długo jak długo ciąży na niej obowiązek przechowywania dokumentu finansowego który z niej wynika
czyli w praktyce jest to 5 lat liczone od następnego roku finansowego po roku zawarcia tej umowy, a ściślej od momentu wystawienia dokumentu sprzedaży usługi
potem, na mocy ustawy RODO musisz ją zniszczyć, a jeśli jest w wersji elektronicznej musisz ją zanimizować
RODO ma wyższość nad wszelkimi innymi ustawami z uwzględnieniem wykluczeń które wynikają z ustaw karno-skarbowej, o podatku VAT, ale także prawo telekomunikacyjne i parę innych
inaczej niszczyłbyś ją od razu po zakończeniu dzieła i wystawieniu rachunku/faktury/paragonu itd.
ale
jeżeli np. klient Ci nie zapłacił w terminie i walczyłeś o swoje pieniądze np. 3 lata, to te 5 lat ustawowych liczone jest od momentu wydania mu KP na kasę którą Ci łaskawie oddał
czyli cały okres ulega wydłużeniu

Dodano po 1 minucie 17 sekundach:
Degenerado pisze:Źródło posta pozmieniało się prawo, kategoria BE10 i minimum 10 lat, jeśli ekspertyza nie wskaże więcej

bzdura, wyższość w kwestii przechowywania takich dokumentów ma RODO
Degenerado

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 12:27

rodo dotyczy upubliczniania dokumentów i danych a nie ich przechowywania, są dyrektywy wew. i unijne, autorowi proponuje o płatną ekspertyzę bo opieranie się na forach "eksperckich" może się źle skończyć
alias
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 13:29

Degenerado pisze:Źródło posta rodo dotyczy upubliczniania dokumentów i danych a nie ich przechowywania,

kolejna wierutna bzdura, jak się na czymś nie znasz to się nie wypowiadaj
bo znów się kompromitujesz i wprowadzasz ludzi w błąd :cry:
Myopic
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 16:33

Dzięki alias, za udział w moim wątku.
Ale teraz znowu nie wiadomo, jak jest naprawdę... ;)
WWW.artekfilm.pl
Sony HDR-AX2000 | DJI Mavic Mini | Pinnacle Studio
alias
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 16:37

Myopic pisze:Źródło posta Ale teraz znowu nie wiadomo, jak jest naprawdę...

właśnie teraz wiadomo :)
Myopic
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 16:43

Czyli według Ciebie powinienem ciągle przechowywać umowy, które zakończyły się w roku 2014 wydaniem dzieła klientom, bo ich 5-letni okres przechowywania liczy się od 1 stycznia 2015 do 1 stycznia 2020?
WWW.artekfilm.pl
Sony HDR-AX2000 | DJI Mavic Mini | Pinnacle Studio
alias
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 16:47

Myopic pisze:Źródło posta do 1 stycznia 2020?

a ściślej do 31 grudnia 2019
1 do stycznia je niszczysz
Degenerado

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 17:20

nie zamierzam polemizować z aliasem... uodo wskazuje, że należy brać pod uwagę pozostałe przepisy, które odnoszą się to takich zagadnień jak prawa autorskie (całkowite, częściowe itd.), zus/bez zus, cel archiwizacji dokumentów, środki unijne, projekty unijne, czas wygaśnięcia ewentualnych projektów/umów korzystających z materiału lub jego fragmentów, jest rozporządzenie dotyczące składnic lub archiwów itd. itp. Polecam Ci (pytającemu), żebyś jednak zapłacił za opinię udokumentowaną bo wszędzie gdzie istnieje domniemanie dłuższego przechowywania dokumentów to się je stosuje

przeczytaj rodo, akurat jest dostępne w necie to sobie zweryfikujesz sam aliasa i to co napisał
Myopic
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 17:29

Tak byłoby najrozsądniej, aby skierować zapytanie do odpowiedniego urzędu, czyli jakiego? Urzędu skarbowego, ministerstwa finansów, prezesa urzędu ochrony danych osobowych?
WWW.artekfilm.pl
Sony HDR-AX2000 | DJI Mavic Mini | Pinnacle Studio
Degenerado

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 17:41

w urzedzie marszałkowskim masz rejestr takich firm
mav
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

11.03.2020, 17:53

Pospiesz się, zanim je pozamykają.....
A7S3, FX30, jazda kran dron zdzich i takie tam | Sprzęt filmowy do wynajęcia | Moje realizacje
Luminaris
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

12.03.2020, 13:11

https://pl.m.wikipedia.org/wiki/Umowa_o_dzie%C5%82o_(Polska)

Oczywiście można dostać w kodeksie, ale jako że nie trzeba jej spisywać to i okres przechowywania zależy tylko od Ciebie.
alias
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

12.03.2020, 13:22

Luminaris pisze:Źródło posta Oczywiście można dostać w kodeksie, ale jako że nie trzeba jej spisywać to i okres przechowywania zależy tylko od Ciebie.

jeżeli w dokumencie sprzedaży powołasz się na tą umowę, czyli napiszesz na fakturze, że np. "prace wykonano zgodnie z umową o dzieło z dnia ...... "
to ta umowa staje się integralnym załącznikiem dokumentu sprzedaży i mocy prawa podlega tym samym przepisom skarbowym co faktura/rachunek/paragon
a dalej, to już tak jak pisałem wyżej

inaczej jest kiedy umowa o dzieło jest zawarta między dwoma osobami fizycznymi lub podmiotami nieprowadzącymi działalności gospodarczej
ale to temat szerszy i bardziej skomplikowany
gregoriusr

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

12.03.2020, 14:24

Nigdy nie trzymam umów z klientami, wyrzucam je zaraz po zapłacie i zaksięgowaniu wykonanego zlecenia. Wśród osób, które znam także nikt tego nie przechowuje. Pozdrawiam.
Luminaris
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

12.03.2020, 14:35

alias pisze:jeżeli w dokumencie sprzedaży powołasz się na tą umowę, czyli napiszesz na fakturze, że np. "prace wykonano zgodnie z umową o dzieło z dnia ...... "

Ta umowa dalej może być ustna, a co za tym idzie nie musisz jej fizycznie posiadać/przechowywać. :)
alias
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

12.03.2020, 17:18

Luminaris pisze:Źródło posta Ta umowa dalej może być ustna, a co za tym idzie nie musisz jej fizycznie posiadać/przechowywać.

doczytaj co napisałem :)
mówię o przypadku gdy na dokumencie sprzedaży powołujesz się na tę umowę
czyli powołujesz się na dokument spisany z konkretna datą, itd.

oczywiście można zawrzeć umowę ustna, ale wpis na fakturze powinie brzmieć: "na podstawie umowy ustnej zawartej pomiędzy ......"

najgorsza sytuacja byłaby wtedy jak fiskus dociera do filmowca przez młodych, i tamci pokazali fiskusowi umowę pisemna a filmowiec twierdzi, ze była ustana i nie przetrzymuje jej :D

tak w ogóle, to jaki problem przetrzymywać te pisemne umowy podpięte do faktur? dla kogo to jest kłopot? ktoś tu robi tysiąc pięćset wesel miesiącu?
Myopic
Awatar użytkownika

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

13.03.2020, 13:15

Przechowywać stare umowy nie jest problemem. Chodzi bardziej o to, że jestem człowiekiem uporządkowanym, ceniącym sobie porządek w otoczeniu, po którym się poruszam. :)
WWW.artekfilm.pl
Sony HDR-AX2000 | DJI Mavic Mini | Pinnacle Studio
tomekk79

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

19.03.2020, 02:54

alias pisze:Źródło posta potem, na mocy ustawy RODO musisz ją zniszczyć, a jeśli jest w wersji elektronicznej musisz ją zanimizować

Dokumenty w wersji elektronicznej też trwale usuwasz. Anomizacja dotyczy tylko przypadku, kiedy po uplywie okresu nadal chcesz przechowywać taką umowę, z jakichś istotnych dla Ciebie (firmy) powodów. Chociaż osobiście nie wyobrażam sobie anonimizacji skanów umów :) *)

Degenerado pisze:Źródło posta rodo dotyczy upubliczniania dokumentów i danych a nie ich przechowywania

RODO dotyczy dokładnie przechowywania dokumentów i wszelkich danych osobowych.

*) Jako IT wdrażałem RODO w jednym z banków, przygotowując procesy kontroli i usuwania danych z baz. Zapytałem kiedyś "wybietnego eksperta" jaki się pojawił z zewnątrz jak (S)RODO ma się np. do miesięcznych kopii zapasowych składowanych na nośnikach zewnętrznych (duże firmy grają dane zwykle na biblioteki taśmowe). "Wybitny ekspert" stwierdził, że takie kopie podlegają dokładnie takim samym procedurom jak bazy bieżące ... już sobie wyborażam, jak firmy stawiają serwery i środowiska do odtwarzania backupów, następnie "wydrapują" dane Nowaka i ponownie zgrywają dany backup na taśmy (i tak kolejno wszystkie inne backupy miesięczne). Za miesiąc to samo z Kowalskim ... :D
Na szczęście szybko znaleziono obejście "problemu" tj. tz. koszt niewspółmierny. I okazało się, - bardzo słusznie zresztą - że takie backupy nie muszą podlegać strice pod RODO.
Degenerado

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

19.03.2020, 08:13

tomekk79 pisze:Źródło posta Chociaż osobiście nie wyobrażam sobie anonimizacji skanów umów *)


mają być skompresowane i zaszyfrowane odwracalnie... to przykre, że sobie nie wyobrażasz...
tomekk79

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

19.03.2020, 19:15

Degenerado pisze:Źródło posta
tomekk79 pisze:Źródło posta Chociaż osobiście nie wyobrażam sobie anonimizacji skanów umów *)

mają być skompresowane i zaszyfrowane odwracalnie... to przykre, że sobie nie wyobrażasz...

:shock:
Sorry, ale bajki opowiadasz. Anonimizacja to nieodwracalny proces, który ma zatrzeć / zamazać / wymazać jakiekolwiek dane osobowe na dokumencie. Kompresowanie i szyfrowanie to nie jest anonimizacja.
Degenerado

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

19.03.2020, 19:54

https://gdpr.pl/pseudonimizacja-a-anoni ... ebiorstwie

kiedy i w jakim przypadku...dalej polecam opinie urzędników i organów kontrolujących a nie opinie forumowe
tomekk79

Jak długo trzeba przechowywać umowy o dzieło w firmie?

19.03.2020, 22:18

Degenerado pisze:Źródło posta kiedy i w jakim przypadku...dalej polecam opinie urzędników i organów kontrolujących a nie opinie forumowe

Ochroną danych osobowych zajmuję się ponad 20 lat, wdrażaniem RODO 4, więc wiem o czym mówię. Opinie forumowe nie są dla mnie ani istotne ani tym bardziej w jakikolwiek sposób wiążące.
Może warto by było, abyś uzupełnił swoją widzę nt. anonimizacji.

Wróć do „Dyskusje”



Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Obecnie na forum nie ma żadnego zarejestrowanego użytkownika i 8 gości

Chmura tagów:

Filmowanie lustrzankamivideodslrBlackmagic Pocket Cinema Camera 6KSony A6300 A6500 A7mk3 A7S3Zhiyun Crane 3S | WeeBill LabCanon C70 mk2 C200 C300SamyangDJI Ronin-S Mavic Air Phantom ProSony FX6 FX9GradingPanasonic S1 S1h GH5s GH5Gimbal